Declaratie afgewezen: waarom, en wat nu?

Een afwijzing kost meestal geen geld maar wel weken. De redenen zijn opvallend voorspelbaar: bijna altijd gaat het om het soort bewijsstuk, om iets dat niet vast aan de woning zit, of om ontbrekende gegevens op de factuur.

Hieronder staan de eisen die de 13 vergeleken geldverstrekkers zelf publiceren, gegroepeerd per soort. Zo zie je niet alleen wát er misgaat, maar ook of je bank daar streng in is. Waar een aanbieder niets publiceert, staat dat er expliciet bij.

De redenen op een rij

Waar het meestal op stukloopt

Je stuurde een offerte in plaats van een factuur
De aankoop zit niet vast aan de woning
Er ontbreken verplichte gegevens op de factuur
Het bewijsstuk is te oud
De factuurdatum ligt vóór je hypotheekofferte
De factuur is niet in een geaccepteerde taal of valuta
De foto of scan is niet goed leesbaar

Reden 1

Je stuurde een offerte in plaats van een factuur

Dit is de meest voorkomende reden. Een offerte, orderbevestiging, pro-formafactuur of koopovereenkomst bewijst niet dat het werk is uitgevoerd of dat de spullen zijn geleverd. Vrijwel geen enkele geldverstrekker betaalt daarop uit.

Alle vergeleken aanbieders stellen hier een eis.

ABN AMRO: FactuurAlleen bedragen uit het verbouwingsplan of de koop-/aannemingsovereenkomst, die onderdeel zijn van je hypotheekofferte.
Rabobank: Vooraf geenJe betaalt zelf vanuit het depot en hoeft facturen niet vooraf in te dienen. Rabobank kan achteraf wel om onderbouwing vragen, dus bewaar alles.
ING: Factuur of kassabonEen offerte, orderbevestiging, koopovereenkomst of pro-formafactuur wordt niet geaccepteerd.
MUNT Hypotheken: FactuurOp basis van een offerte wordt niet uitbetaald. De factuur moet duidelijk tonen welk werk is uitgevoerd of welke zaken zijn gekocht.
Florius: Volledige factuur of ordernotaJe uploadt een foto of scan via mijnFlorius. Afgekeurd worden: offertes, handgeschreven bonnen, een onvolledige factuur, en een nota die alleen naar een offerte verwijst zonder eigen specificatie.
Nationale-Nederlanden: Factuur of kassabonEen offerte, opdrachtbevestiging of koopovereenkomst wordt niet geaccepteerd.
Obvion: Kopiefactuur of kassabon, getekend voor akkoordJe tekent de kopie van de factuur voor akkoord met betaling en uploadt die via MijnObvion. Kassabonnen mogen ook. Alleen een offerte is niet genoeg.
SNS: Factuur of kassabonHeb je zelf voorgeschoten, dan hoort daar een betaalbewijs bij: een kopie bankafschrift of de bon van de pinbetaling. Ongespecificeerde facturen voor diensten worden afgekeurd.
a.s.r.: Rekening of kassabonEen offerte, orderbevestiging of koopovereenkomst wordt niet geaccepteerd. De rekening moet goed leesbaar zijn.
ASN Bank: Factuur, ingediend via de app of online bankierenBetaal je er energiebesparende, klimaatadaptieve of natuurinclusieve voorzieningen van, dan moet dat duidelijk op de rekening staan. ASN belt als iets onduidelijk is of als je iets declareert wat niet mag.
Argenta: Factuur of kassabonJe uploadt de stukken in Mijn Leninginzicht. Argenta controleert ze en betaalt na goedkeuring uit aan je of aan je leverancier.
Centraal Beheer: Factuur of kassabonEen offerte wordt niet geaccepteerd: uit het stuk moet blijken dat er een aankoop is geweest of werkzaamheden zijn gedaan.
Allianz: Kopie van een factuur, rekening of kassabonEen bestelbon of offerte wordt niet uitbetaald. Daarop bestaat een uitzondering: een bestelbon van IKEA voor zaken die vast aan de woning komen te zitten.

Reden 2

De aankoop zit niet vast aan de woning

Een bouwdepot is bedoeld voor kwaliteitsverbetering van de woning. Wat je bij een verhuizing kunt meenemen valt daar niet onder. Twijfelgevallen zitten vaak bij verlichting, raamdecoratie en losse apparatuur.

Gepubliceerd door 7 van de 13 vergeleken aanbieders. Bij de overige staat hierover niets; vraag het dan na.

ABN AMRO: VerplichtAlleen verbeteringen die vast aan de woning zitten, zoals gelijmd parket en inbouwapparatuur.
Rabobank: VerplichtNiet toegestaan: inboedel en spullen die je bij een verhuizing meeneemt, zoals gordijnen en meubels.
ING: VerplichtDe woning moet in kwaliteit verbeteren en de verbetering moet vastzitten. Niet toegestaan: gereedschap, raamdecoratie zoals gordijnen en jaloezieen, en losse verlichting.
Florius: VerplichtTwee eisen: het gaat om kwaliteitsverbetering waardoor de woning in waarde stijgt, en de verbetering zit vast aan de woning en is bij verkoop niet te verwijderen.
Nationale-Nederlanden: VerplichtLosse spullen zoals meubilair of apparaten vallen er niet onder.
Obvion: VerplichtHet moet gaan om zaken die aan de woning vastzitten en die de waarde verhogen, conform de verbouwingsspecificatie.
SNS: VerplichtDe materialen moeten aan de woning vastzitten en mogen niet roerend zijn.

Reden 3

Er ontbreken verplichte gegevens op de factuur

Een handgeschreven bonnetje of een kassabon zonder bedrijfsgegevens wordt afgewezen. Vraag bij grotere inkopen altijd om een volledige factuur op naam.

Gepubliceerd door 4 van de 13 vergeleken aanbieders. Bij de overige staat hierover niets; vraag het dan na.

ABN AMRO: KvK, btw-nummer en IBAN verplichtOp de rekening van de aannemer of leverancier staan naam, adres, KvK-nummer, IBAN en btw-identificatienummer, met een duidelijke omschrijving. Een kassabon noemt naam en adres; bij een pinbon stuur je ook de rekening of kassabon mee. Verwijst de rekening naar een offerte, voeg die dan toe.
Nationale-Nederlanden: KvK, btw en IBAN verplichtEen factuur moet naam en adres van de verkoper, KvK-nummer, btw-nummer, IBAN, gegevens van de koper, factuurnummer, datum, omschrijving, totaalbedrag en btw vermelden.
Obvion: Bedrijfslogo, KvK en btw-nummer voorgedruktDe factuur heeft een bedrijfslogo met voorgedrukt de volledige bedrijfsgegevens, het KvK-nummer en het btw-nummer, en een specificatie van de goederen of werkzaamheden. Als specificatie mag je de offerte of aanneemovereenkomst meesturen.
a.s.r.: Btw-nummer, btw-bedrag of KvK-nummerOp de rekening staat een btw-nummer en/of een btw-bedrag of het KvK-nummer, en duidelijk welke werkzaamheden zijn uitgevoerd. De rekening is gericht aan jou of je partner, en bij meerdere pagina's dien je ze allemaal in.

Reden 4

Het bewijsstuk is te oud

Sommige aanbieders accepteren geen factuur of bon die ouder is dan een bepaalde termijn. Wie inkopen vooruit doet en pas later declareert, loopt hier tegenaan.

Gepubliceerd door 6 van de 13 vergeleken aanbieders. Bij de overige staat hierover niets; vraag het dan na.

ABN AMRO: Niet ouder dan 6 maandenDe nota of factuur mag niet ouder zijn dan zes maanden.
Florius: Niet ouder dan 6 maandenDe factuur mag niet ouder zijn dan zes maanden.
Nationale-Nederlanden: Maximaal 6 maanden oudHet bewijsstuk mag bij declaratie niet ouder zijn dan zes maanden.
SNS: Niet ouder dan 6 maandenDe factuur of kassabon mag niet ouder zijn dan zes maanden.
a.s.r.: Maximaal 6 maanden voor de aanvraagdatumDe factuurdatum mag niet meer dan zes maanden liggen voor de aanvraagdatum op het renteaanbod van je lening.
Centraal Beheer: Maximaal 6 maanden voor de startdatum van de hypotheekDe factuur of kassabon mag niet ouder zijn dan zes maanden voor de startdatum van de hypotheek.

Reden 5

De factuurdatum ligt vóór je hypotheekofferte

Kosten die je maakte voordat de financiering rond was, horen formeel niet bij de lening. Bewaar daarom de offertedatum en plan grote inkopen daarna.

Gepubliceerd door 6 van de 13 vergeleken aanbieders. Bij de overige staat hierover niets; vraag het dan na.

ABN AMRO: Met NHG: na de aanvraag van de offerteBij een hypotheek met NHG moet de rekeningdatum na de aanvraagdatum van de hypotheekofferte liggen.
ING: Na de offertedatumAlleen facturen met een datum na de datum van je hypotheekofferte worden in behandeling genomen.
Florius: Na de offertedatumEen nota die ouder is dan de datum waarop de hypotheekofferte is uitgebracht, wordt afgekeurd.
SNS: Met NHG: na de offertedatumBij een NHG-hypotheek mag de factuurdatum niet ouder zijn dan de offertedatum van de hypotheekaanvraag.
Argenta: Na de aanvraagdatum van de offerteDe factuurdatum mag niet voor de aanvraagdatum van de offerte liggen.
Allianz: De factuurdatum moet na de hypotheekaanvraag liggenLigt de datum op de factuur, rekening of kassabon voor de aanvraagdatum van de hypotheek, dan kan Allianz niet uitbetalen.

Reden 6

De factuur is niet in een geaccepteerde taal of valuta

Koop je materiaal in het buitenland, let dan op de taal van de factuur en de munteenheid. Een factuur in een andere valuta wordt niet zomaar omgerekend.

Gepubliceerd door 7 van de 13 vergeleken aanbieders. Bij de overige staat hierover niets; vraag het dan na.

ABN AMRO: NL, EN of DU en euro'sFacturen mogen in het Engels of Duits zijn, maar altijd in euro's. De aannemer moet bij de Nederlandse KvK staan ingeschreven.
ING: NL, EN, FR of DU en euro'sFacturen en kassabonnen moeten in het Nederlands, Engels, Frans of Duits zijn, met bedragen in euro's.
Obvion: NL, EN of DU en euro'sFacturen moeten in het Nederlands, Engels of Duits zijn, met het bedrag in euro's.
SNS: NL, EN of DU en euro'sOok buitenlandse facturen mogen, in het Nederlands, Engels of Duits en met het bedrag in euro's. KvK- en btw-nummer mogen een buitenlandse variant zijn.
a.s.r.: NL, EN of DUDe rekening is geschreven in het Nederlands, Engels of Duits.
Argenta: Bedragen in euro'sDe bedragen op facturen moeten in euro's zijn.
Allianz: NL, EN of DUFacturen en bonnen moeten in het Nederlands, Engels of Duits zijn.

Reden 7

De foto of scan is niet goed leesbaar

Een schuine foto met schaduw of weerspiegeling kost een afwijzing en dus weken vertraging. Fotografeer recht van boven, op een egale ondergrond, bij daglicht.

Gepubliceerd door 2 van de 13 vergeleken aanbieders. Bij de overige staat hierover niets; vraag het dan na.

ABN AMRO: TIFF, PDF of JPEG, tot 20 MBDe bijlage moet goed leesbaar zijn.
Nationale-Nederlanden: JPG, PNG of PDFGoed leesbaar, zonder schaduw of weerspiegeling.

Mag dat eigenlijk

Zelf betalen en later terugvragen

Veel mensen schieten een rekening voor omdat de leverancier snel betaald wil worden. Of dat mag, en wat je dan moet aanleveren, verschilt.

ABN AMRO: Bij verbouwing schiet je voor, bij nieuwbouw niet altijdBij een verbouwing of energiebesparende voorzieningen betaalt ABN AMRO de declaratie aan je en betaal je zelf de aannemer of leverancier. Bij nieuwbouw kunnen termijn- en meerwerkrekeningen rechtstreeks aan de aannemer worden betaald.
Rabobank: Kan, je maakt het daarna naar jezelf overHeb je een rekening eerst vanaf je eigen rekening betaald, dan maak je het bedrag vanuit het bouwdepot over naar jezelf.
ING: Ja, met bankafschriftHeb je de leverancier al betaald, dan stuur je een bankafschrift mee. Daarop moeten rekeninghouder, leveranciersnaam, bedrag en IBAN overeenkomen met de factuur. Heb je nog niet betaald, geef dan aan dat ING rechtstreeks aan de leverancier moet overmaken.
MUNT Hypotheken: Ja, declaraties gaan naar jouMUNT betaalt declaraties uit op de rekening waarvan je maandbedrag wordt afgeschreven; alleen een factuur van de hoofdaannemer gaat rechtstreeks naar de aannemer. Daarnaast kan MUNT tot EUR 2.500 als voorschot uitbetalen; voor een volgend bedrag lever je eerst facturen of bonnen voor dat voorschot in. Bij een duurzaamheidsdepot kan geen voorschot.
Florius: Ja, de declaratie gaat naar jouFlorius maakt een declaratie over naar de rekening waarvan je maandtermijn wordt geïncasseerd; daarna betaal je zelf de leverancier. Bij een nieuwbouwdepot kan het bedrag ook naar de hoofdaannemer.
Nationale-Nederlanden: Ja, met betaalbewijsHeb je zelf betaald, dan upload je de factuur of kassabon waarop staat dat je betaald hebt. Het bedrag wordt teruggestort op de rekening waarmee je je hypotheeklasten betaalt.
Obvion: Ja, bij een verbouwing gaat de declaratie naar jouBij een verbouwing betaalt Obvion facturen aan jou uit, bij nieuwbouw aan de hoofdaannemer. Een factuur van een buitenlands bedrijf betaalt Obvion altijd aan jou uit.
SNS: Ja, met een betaalbewijsStuur je een kopie van de factuur of kassabon mee met een betaalbewijs, dan betaalt SNS het bedrag uit op de incassorekening van je hypotheek.
a.s.r.: Ja, bij een verbouwing gaat het bedrag naar jouBij een verbouwing of energiebesparende maatregelen betaalt a.s.r. aan jou, op de rekening waarvan het maandbedrag wordt afgeschreven. Bij nieuwbouw kies je zelf: aan jou of aan de aannemer.
ASN Bank: Ja, aan jezelf uitbetaaldJe mag het bedrag rechtstreeks aan bijvoorbeeld de aannemer laten uitbetalen, of aan jezelf als je de rekening hebt voorgeschoten.
Argenta: Ja, je kiest de bestemming per declaratieJe kiest zelf of het bedrag rechtstreeks naar de leverancier gaat of naar je eigen bankrekening. Voorgeschoten bonnen en facturen stuur je in met het betaalbewijs; Argenta betaalt ze alleen aan jou terug, op de rekening waarvan je je hypotheek betaalt.
Centraal Beheer: niet gepubliceerd
Allianz: niet gepubliceerd

Hoe lang duurt het

Verwerkingstijd per geldverstrekker

Plan hiermee je eigen betaalafspraken. Een aannemer die binnen zeven dagen betaald wil worden, past niet altijd bij de doorlooptijd van je bank.

ABN AMRO: Meestal binnen 5 werkdagen
Rabobank: Direct - je betaalt zelf vanuit het depot via Online Bankieren of de Rabo App
ING: Binnen vijf werkdagen bij een digitale declaratie die aan de voorwaarden voldoet
MUNT Hypotheken: Goedgekeurde nota's worden binnen vijf werkdagen na ontvangst uitbetaald
Florius: Binnen 5 werkdagen volgens het stappenplan op de pagina; elders op dezelfde pagina noemt Florius een beoordeling binnen 2 werkdagen en bij akkoord directe uitbetaling
Nationale-Nederlanden: Verwerking duurt maximaal drie werkdagen; na goedkeuring wordt direct uitbetaald
a.s.r.: Binnen maximaal 5 werkdagen aan je of de aannemer
Centraal Beheer: Binnen 6 werkdagen als de declaratie aan de spelregels voldoet
Allianz: Binnen 7 werkdagen: 6 voor de beoordeling en na goedkeuring 1 voor de uitbetaling. Via allianz.mijnleninginzicht.nl gaat het sneller dan per e-mail.

Na een afwijzing

Wat je dan doet

Zoek de reden op in je online omgeving. Banken zetten die in het berichtenoverzicht van het portaal, niet altijd in een e-mail.
Herstel wat er mis is en dien een nieuwe declaratie in. Een afgewezen aanvraag aanpassen kan meestal niet.
Staat er op één factuur zowel toegestaan als niet-toegestaan spul, splits dat dan: streep de niet-toegestane regels door en declareer alleen het resterende bedrag.
Twijfel je vooraf over een post, vraag het dan schriftelijk na en bewaar het antwoord. Dat scheelt discussie achteraf.
Houd de einddatum van je depot in de gaten. Een afwijzing plus een nieuwe ronde kost al snel enkele weken. De depotplanner zet die datum voor je op een rij.

Verder

Wat je hierna kunt bekijken

Voorwaarden per bank Looptijd, vergoeding en bewijsstukken van 13 geldverstrekkers naast elkaar. Zeven fouten voorkomen Begroting, declaraties, kasstroom en depottermijn: waar het vaker misgaat. Stappenplan Van begroting en taxatie tot de laatste declaratie, in volgorde.

Wat hier staat komt van de aanbieders zelf. Elke eis is overgenomen uit de publieke informatie van de betreffende geldverstrekker, met een controledatum per aanbieder in de vergelijking. Waar een aanbieder iets niet publiceert, staat dat er expliciet bij in plaats van een aanname.

Je eigen voorwaarden kunnen afwijken van de algemene productinformatie. Bij twijfel geldt wat in je offerte en voorwaarden staat. Zie je een afwijking? Laat het weten.